Dokumente einfach. Sicher. Digital. Willkommen in der DOCBOX®.
Mit der DOCBOX® digitalisieren und strukturieren Sie Ihre Dokumente – revisionssicher, effizient und überall verfügbar. Entdecken Sie, wie nahtlose Prozesse und automatisierte Abläufe Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Einstieg in die DOCBOX®
Die DOCBOX® ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS), das Unternehmen bei der rechtssicheren Archivierung, schnellen Dokumentensuche und Automatisierung von Abläufen unterstützt. Sie digitalisiert Papierdokumente, integriert E-Mails und ermöglicht eine strukturierte, revisionssichere Ablage. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der Eingangsverarbeitung über Rechnungsfreigaben bis zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Die DOCBOX® spart Zeit, reduziert Papierkosten und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Automatische Workflows, eine leistungsstarke Volltextsuche und GoBD-konforme Archivierung sorgen für effiziente, rechtssichere Prozesse. Besonders kleine und mittlere Betriebe profitieren von der einfachen Bedienbarkeit und der schnellen Einführung ohne Programmieraufwand.
Die DOCBOX® kann 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden – entweder lokal in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud. Im Rahmen der Teststellung werden Ihre eigenen Dokumente eingebunden, damit Sie praxisnah prüfen können, wie sich die Software in Ihren Arbeitsalltag integriert. Die Einführung erfolgt dabei mit persönlicher Betreuung durch zertifizierte Fachhandelspartner.
Die DOCBOX® vereint einfache Bedienung mit leistungsstarker Technologie. Sie bietet eine echte Volltextsuche, flexible Workflows, tiefgreifende ERP-Integrationen und eine gesetzeskonforme Archivierung. Ein weiterer Vorteil: Die DOCBOX® wird über ein Netzwerk erfahrener Fachhandelspartner deutschlandweit eingeführt und betreut – mit Fokus auf maßgeschneiderte Lösungen.
Die DOCBOX® wird branchenübergreifend eingesetzt – von Industrie, Handwerk und Gesundheitswesen bis hin zu Steuerkanzleien, Hotels, Logistikunternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Dank ihrer flexiblen Struktur lässt sie sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen, z. B. für die digitale KFZ-Akte, Mandantenakten oder Lieferantendokumentation.
Funktionen & Nutzung
Die DOCBOX® verwendet eine integrierte OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition), um Dokumente automatisch auszulesen und zu verschlagworten. So lassen sich Inhalte blitzschnell über die Volltextsuche finden. Auch Metadaten wie Datum, Absender oder Rechnungsnummer können automatisiert erkannt und zugeordnet werden.
Mit der DOCBOX® können Sie Dokumente per Stichwortsuche, Filter oder Volltextrecherche in Sekundenschnelle finden. Die Suchfunktion funktioniert ähnlich wie bei Google – auch innerhalb von PDFs oder gescannten Belegen. Zusätzlich lassen sich individuelle Schlagworte und Kategorien verwenden, um die Suche noch gezielter zu gestalten.
Dokumente können automatisch oder manuell mit Kategorien, Schlagworten und Metadaten versehen werden. Die DOCBOX® unterstützt benutzerdefinierte Ablagestrukturen, sodass z. B. Rechnungen, Verträge oder Personalakten jeweils strukturiert und auffindbar abgelegt werden. So entsteht ein durchsuchbares, digitales Archiv mit Ordnungssystem.
Über die integrierten Workflow-Funktionen lassen sich Freigaben, Erinnerungen und Wiedervorlagen automatisch steuern. Ein Beispiel: Eine Rechnung wird digital eingereicht, von der zuständigen Person geprüft und anschließend zur Freigabe weitergeleitet – alles ohne Papier oder manuelle Übergabe. Auch Urlaubsvertretungen sind über Stellvertreterregeln abbildbar.
Ja – mit der DOCBOX® können berechtigte Nutzer:innen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen, Kommentare hinzufügen oder Bearbeitungsstände nachvollziehen. Das fördert die Teamarbeit und sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht mehr per E-Mail hin- und hergeschickt werden müssen. Änderungen und Zugriffe werden automatisch protokolliert.
Rechtliches & Sicherheit
Ja, die DOCBOX® erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Das System archiviert Dokumente revisionssicher, unveränderbar und mit vollständigem Zugriffsprotokoll. Damit ist die DOCBOX® bestens geeignet für steuerlich relevante Unterlagen und Prüfungen durch das Finanzamt.
Die DOCBOX® speichert Dokumente in einem revisionssicheren Archiv, das vor Veränderungen schützt. Zugriffe, Änderungen und Löschvorgänge werden lückenlos dokumentiert. Das System erfüllt die Anforderungen an eine elektronische Aufbewahrung nach GoBD, HGB und AO.
Alle gespeicherten Daten werden verschlüsselt übertragen und – je nach Setup – verschlüsselt gespeichert. Zugriff auf sensible Dokumente erhalten nur autorisierte Benutzer:innen mit entsprechenden Rechten. Die DOCBOX® bietet ein detailliertes Berechtigungssystem und schützt Ihre Daten zusätzlich durch optionale 2-Faktor-Authentifizierung.
Die DOCBOX® kann sowohl lokal in Ihrem Unternehmen (On-Premises) als auch in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum betrieben werden. Die Wahl liegt bei Ihnen. In beiden Fällen gelten höchste Datenschutzstandards nach DSGVO.
Dokumente können in der DOCBOX® entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden – typischerweise 6 oder 10 Jahre. Die Archivierung ist manipulationssicher und dokumentiert alle Zugriffe. Nach Ablauf der Frist kann eine automatische Löschung nach Freigabe erfolgen.
Integration & Digitalisierung
Ja – die DOCBOX® unterstützt die Integration in gängige ERP-Systeme wie DATEV, Addison, SAP und viele weitere. Dokumente lassen sich direkt aus dem ERP aufrufen, archivieren oder in Workflows übergeben. So entsteht eine nahtlose Verbindung zwischen Buchhaltung, Einkauf, Verwaltung und DMS.
Die DOCBOX® kann automatisch eingehende und ausgehende E-Mails inklusive Anhängen archivieren. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform nach GoBD. E-Mails lassen sich bestimmten Projekten, Kunden oder Geschäftsvorgängen zuordnen und später gezielt durchsuchen.
Ja – Papierdokumente werden mit einem Scanner erfasst und direkt in die DOCBOX® übernommen. Dort erfolgt die automatische Texterkennung (OCR), die Verschlagwortung und die Ablage im richtigen digitalen Ordner. Der gesamte Prozess kann teil- oder vollautomatisiert ablaufen.
Mit Version 8 der DOCBOX® und den passenden Modulen lassen sich XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen, anzeigen und gesetzeskonform verarbeiten. Die strukturierte Datenübergabe an ERP-Systeme oder Buchhaltungssoftware ist ebenfalls möglich.
Ja – Dokumente lassen sich direkt aus der DOCBOX® sicher an Externe senden, z. B. via Download-Link oder durch Integration mit E-Mail-Clients. Für sensible Daten empfiehlt sich die verschlüsselte Übergabe oder die Freigabe über ein Kundenportal.
Support, Service & Teststellung
Die DOCBOX® kann für 30 Tage kostenlos in deinem Unternehmen oder als Cloudlösung getestet werden – inklusive persönlicher Betreuung. Dabei wird das System mit deinen eigenen Dokumenten eingerichtet, damit du den realen Nutzen sofort erlebst.
Im Testzeitraum erhältst du:
- Eine voll funktionsfähige DOCBOX®-Installation
- Einrichtung und Einführung durch einen Fachhändler
- Support bei Einrichtung von Scannern, E-Mail-Archivierung, Workflows
- Zugriff auf Demodaten und eigene Dokumente zur Simulation
Kuttruff bietet telefonischen Support, Fernwartung, E-Mail-Hilfe und persönliche Vor-Ort-Betreuung. Als zertifizierter Fachhändler betreuen wir Kunden deutschlandweit – nicht nur im Bodenseeraum.
Nein – die DOCBOX® skaliert von kleinen Betrieben bis hin zu Konzernen. Auch Einzelunternehmen, Kanzleien, Handwerksbetriebe oder Arztpraxen können von den Vorteilen der digitalen Archivierung profitieren.
In vielen Fällen kann die DOCBOX® innerhalb weniger Tage produktiv eingesetzt werden. Voraussetzung ist eine kurze Analyse der Ausgangssituation, gefolgt von Installation, Konfiguration und Schulung durch einen Fachhändler wie Kuttruff.
Workflows & Automatisierung
Mit der DOCBOX® können Freigabeprozesse über definierte Workflows abgebildet werden. Rechnungen, Verträge oder interne Dokumente durchlaufen dabei festgelegte Stationen – inklusive Stellvertreterregelungen, Wiedervorlagen, Erinnerungen und Eskalationen bei Fristüberschreitung.
Die DOCBOX® verarbeitet eingehende Dokumente aus E-Mail, Scan, Fax oder Upload automatisch. Anschließend erfolgt eine KI-gestützte Zuordnung und Übergabe an zuständige Mitarbeiter, inklusive Benachrichtigung und Protokollierung.
Ja. Für jedes Dokument können Erinnerungsfunktionen mit Datum, Zeit und Priorität eingerichtet werden. So wird sichergestellt, dass Aufgaben nicht vergessen oder übersehen werden.
Archivierung & Dokumentenzugriff
Die DOCBOX® speichert Dokumente fälschungssicher und GoBD-konform. Jede Änderung wird protokolliert, das Original bleibt unangetastet. Optional ist ein zertifizierter WORM-Datenträger möglich.
Die DOCBOX® bietet eine schnelle Volltextsuche inklusive OCR-Erkennung. Du kannst nach Dateinamen, Metadaten, Schlagwörtern, Inhaltsfragmenten oder Benutzeraktionen suchen – ähnlich wie bei einer Suchmaschine.
Ja. Über die Weboberfläche oder mobile Endgeräte kann jederzeit auf archivierte Dokumente zugegriffen werden – abhängig von Benutzerrechten und Sicherheitsfreigaben.
ERP-Integration & Schnittstellen
Die DOCBOX® bietet offene Schnittstellen und flexible Integrationsmöglichkeiten für ERP-Systeme wie DATEV, Addison, SAP, Sage oder Lexware. Belege können direkt aus dem ERP-System heraus archiviert oder wieder aufgerufen werden.
Durch die direkte Anbindung an das ERP-System werden Abläufe wie Rechnungseingang, Freigabeprozesse oder Dokumentation automatisiert. Das spart Zeit, erhöht die Transparenz und reduziert Medienbrüche.
Typischerweise werden Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Kundenkorrespondenzen automatisch übergeben und revisionssicher archiviert.
Ja. Viele Integrationen ermöglichen die Anzeige archivierter Dokumente direkt aus dem ERP-System – etwa per Kontextmenü oder Schnellzugriff – ohne Medienbruch oder manuelle Suche.
Auch proprietäre oder ältere ERP-Systeme können meist angebunden werden – über APIs, Importe, Druckertreiber oder individuelle Anpassungen. Die DOCBOX®-Fachhandelspartner beraten hier individuell.
Die Kosten hängen vom ERP-System, der gewünschten Tiefe der Integration und den Lizenzmodulen ab. Viele gängige Anbindungen sind bereits vorkonfiguriert – individuelle Anpassungen sind auf Anfrage möglich.
Ja. Auch bei Nutzung der DOCBOX® in der Cloud lassen sich ERP-Systeme anbinden – über gesicherte Schnittstellen oder verschlüsselte Uploads. Die Datenhaltung bleibt dabei DSGVO-konform in Deutschland.
Je nach Anbindung erfolgt der Datenabgleich automatisiert, etwa über definierte Übergabeverzeichnisse, Meta-Daten, OCR-Erkennung oder strukturierte Schnittstellen wie REST oder DATEV-XML.
Cloud, Hosting & Infrastruktur
Die DOCBOX® kann sowohl lokal auf eigenen Servern installiert als auch als Cloud-Lösung genutzt werden. Unternehmen können frei entscheiden, ob sie die DOCBOX® On-Premises oder im gesicherten deutschen Rechenzentrum betreiben möchten – inklusive DSGVO-konformer Datenhaltung.
Ja. Die Cloudlösung der DOCBOX® erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Die Server stehen ausschließlich in deutschen Rechenzentren, es werden verschlüsselte Übertragungswege verwendet und der Zugriff ist durch moderne Authentifizierungssysteme gesichert.
Die DOCBOX® Cloud nutzt moderne Sicherheitsstandards wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte HTTPS-Verbindungen und rollenbasierte Zugriffssteuerung. Auch Backups und Redundanzsysteme sind Bestandteil der Infrastruktur.
Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Die bestehenden Daten und Archive können übernommen und in die Cloud migriert werden – entweder durch die Fachhändler oder das zentrale Support-Team von Kuttruff.
Für den Zugriff auf die DOCBOX® Cloud wird lediglich ein Internetzugang mit stabiler Bandbreite benötigt. Die Endgeräte benötigen keine spezielle Software – der Zugriff erfolgt bequem über den Browser.
Bei lokaler Installation besteht jederzeit Zugriff im internen Netzwerk. In der Cloud-Version können Dokumente temporär synchronisiert oder exportiert werden. Optional lassen sich dezentrale Backup-Instanzen einrichten.
Die Cloud-Umgebung wächst flexibel mit. Mehr Speicherplatz, zusätzliche Benutzer oder neue Module können jederzeit freigeschaltet werden – ganz ohne IT-Aufwand auf Kundenseite.
Die technische Betreuung übernimmt das zentrale DOCBOX® Rechenzentrum in Deutschland – inklusive Updates, Backups, Sicherheitspatches und Monitoring. Unternehmen können sich so voll auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren.
GoBD, Compliance & gesetzliche Anforderungen
Ja, die DOCBOX® erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie archiviert Dokumente revisionssicher, nachvollziehbar und unveränderbar – wie es das Finanzamt verlangt.
Revisionssicherheit heißt: Dokumente werden manipulationssicher gespeichert, Zugriffe werden protokolliert und die ursprüngliche Form bleibt erhalten. Die DOCBOX® stellt sicher, dass jede Änderung dokumentiert wird – für maximale Transparenz und rechtliche Sicherheit.
Mit der DOCBOX® lassen sich steuerlich relevante Unterlagen gemäß HGB, AO und GoBD aufbewahren. Sie unterstützt Fristenkonformität, Aufbewahrungsnachweise und ein durchgängiges digitales Verfahrensprotokoll.
Die DOCBOX® ermöglicht eine schnelle und gezielte Dokumentenbereitstellung per Suchmaske oder Prüferzugang. Alle relevanten Belege lassen sich nach Kriterien wie Zeitraum, Belegart oder Geschäftsfall sortieren – digital, strukturiert und ohne Zeitverlust.
Ja – wie bei jedem digitalen Archivsystem. Die gute Nachricht: Viele Fachhändler von Kuttruff unterstützen aktiv bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, abgestimmt auf die individuelle Nutzung der DOCBOX®.
Absolut. Geschäftliche E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten (z. B. Angebote, Rechnungen, Verträge) unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten. Die DOCBOX® bietet dafür eine automatisierte E-Mail-Archivierung mit direkter Zuordnung zu Vorgängen oder Kundenakten.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel 6 oder 10 Jahre – je nach Art des Dokuments. Die DOCBOX® ermöglicht eine automatische Fristenverwaltung und informiert über ablaufende Fristen oder Löschfristen nach DSGVO.
Ja. Neben deutschen Vorgaben erfüllt die DOCBOX® auch internationale Normen wie ISO 9001 oder ISO 27001 im Bereich Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Zugriffssicherheit – ideal für global agierende Unternehmen oder Tochtergesellschaften im Ausland.
E-Rechnung, Rechnungsverarbeitung & Eingangsverarbeitung mit der DOCBOX®
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, elektronischer Datensatz, der maschinenlesbar ist und nach der EU-Norm EN 16931 aufgebaut wird. Typische Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei zählt ab 2025 nicht mehr als gültige E-Rechnung.
Ja. Die DOCBOX® Version 8 und höher unterstützt alle gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Dokumente können empfangen, visualisiert, geprüft, archiviert und an ERP-Systeme oder Buchhaltungssysteme weitergeleitet werden.
Ab 2025 gelten PDF-Rechnungen als „sonstige Rechnungen“ und dürfen in vielen B2B-Fällen nicht mehr verwendet werden. Die DOCBOX® hilft Unternehmen bei der gesetzeskonformen Umstellung auf strukturierte E-Rechnungsformate und unterstützt die Verarbeitung beider Rechnungstypen.
- Automatisierte Freigabe- und Prüfprozesse
- Zeiteinsparung durch Wegfall manueller Abläufe
- Reduktion von Druck- und Portokosten
- Gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung
- Nahtlose Integration in bestehende Systeme und ERP-Anbindungen
Die DOCBOX® automatisiert den kompletten Rechnungsworkflow – vom digitalen Eingang über die Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Eingehende Rechnungen aus E-Mail, Scan oder Upload werden automatisch erfasst, mit ERP-Daten abgeglichen und in digitalen Workflows bearbeitet.
Eingehende Rechnungen durchlaufen automatisch definierte Freigabeschritte – beispielsweise anhand von Betragsgrenzen, Kostenstellen oder Zuständigkeiten. Vertretungsregelungen und Wiedervorlagen sind integriert, sodass keine Rechnung übersehen wird.
Ja. Mit intelligenter OCR- und Texterkennung liest die DOCBOX® alle wichtigen Rechnungsinformationen aus – wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum und IBAN. Diese Daten werden zur Prüfung und Freigabe automatisch verwendet.
Papierrechnungen werden eingescannt und in die DOCBOX® importiert. Dort werden sie automatisch erkannt, verschlagwortet und revisionssicher archiviert – genau wie elektronische Rechnungen. Das Papier kann nach erfolgreicher Digitalisierung unter Einhaltung der GoBD-Vorschriften vernichtet werden.
Ja. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur versendet werden. Die DOCBOX® unterstützt den sicheren Versand und archiviert automatisch alle ausgehenden Rechnungen revisionssicher.
Die DOCBOX® ist vollständig vorbereitet, um Unternehmen bei der Einhaltung der E-Rechnungspflicht zu unterstützen. Sie ermöglicht den Empfang, die Visualisierung, Prüfung, Weiterverarbeitung und revisionssichere Archivierung aller gängigen E-Rechnungsformate.
Die DOCBOX® übergibt strukturierte Rechnungsdaten und Belege automatisch an gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie DATEV oder Addison. Das reduziert den manuellen Buchhaltungsaufwand und sorgt für fehlerfreie Datenübernahme.
Dokumente, die per Post, E-Mail, Fax oder Upload eingehen, werden mit der DOCBOX® automatisch digitalisiert, indexiert und den richtigen Mitarbeitenden oder Abteilungen zugeordnet. Medienbrüche entfallen, die Verteilung läuft digital, schnell und nachvollziehbar.
Papierdokumente werden eingescannt und direkt in die DOCBOX® übernommen. Dort werden sie verschlagwortet, revisionssicher archiviert und automatisch an zuständige Stellen weitergeleitet – inklusive Benachrichtigung und Fristenüberwachung.
Ja. Digitale Workflows erlauben mehreren Personen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, es zu kommentieren oder freizugeben – ohne Kopien oder E-Mail-Anhänge. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Die DOCBOX® bietet eine intelligente Volltextsuche mit OCR-Technologie, die Dokumente innerhalb von Sekunden anhand von Stichworten, Inhalten, Absendern oder Zeiträumen findet – wie eine Suchmaschine für Ihre Post.
Eingehende E-Mails werden automatisch archiviert und relevante Anhänge extrahiert. Diese Dokumente können direkt in digitale Akten oder Workflows eingebunden werden, sodass keine Informationen verloren gehen.
Digitale Postverarbeitung beschleunigt die interne Zustellung, senkt Papieraufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit. Posteingänge werden automatisch delegiert, verfolgt, eskaliert und können jederzeit transparent eingesehen werden.
Ja. Die DOCBOX® erkennt Dokumententypen anhand von Layout, Inhalt oder Absender automatisch und ordnet sie dem passenden digitalen Prozess zu – zum Beispiel Rechnungsprüfung oder Angebotsfreigabe.
Kuttruff begleitet Kunden deutschlandweit bei der Digitalisierung von Posteingangsprozessen. Gemeinsam werden Abläufe analysiert und mit der DOCBOX® zukunftssicher und gesetzeskonform digitalisiert.
